Wat moet je weten over de werkkostenregeling?

Werkkostenregeling: wat moet je weten?

In de werkkostenregeling (WKR) heb je een belastingvrije ruimte van 1,2 procent van de totale loonsom. Dit is het forfait. Kom je boven dit bedrag uit, dan moet je over het meerdere een eindheffing betalen van 80 procent.

De vergoedingen en verstrekkingen kunnen ingedeeld worden in de volgende groepen:

  1. Vrije ruimte (forfait
  2. Gerichte vrijstellingen
  3. Nihil waarderingen
  4. Overige posten

1. Vrije ruimte (forfait):

Vergoedingen en/of verstrekkingen die onder de vrije ruimte (forfait) vallen zijn onder andere:

  • Kerstpakketten en andere kleine geschenken (niet de fruitmand bij ziekte);
  • Parkeer- veer- en tolgelden (met uitzondering van auto van de zaak);
  • Bedrijfsfitness (niet op de werkplek);
  • Fiets(plan), elektrische fiets, scooter, e.d.;
  • Personeelsfeesten (niet op de werkplek);
  • Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer boven € 0,19 per kilometer (indien deze niet belast worden bij de werknemer);
  • Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet de leningen voor de eigen woning en aankoop fiets);
  • Werkruimte bij de werknemer thuis;
  • De kosten voor de werknemer bij een niet zakelijk etentje;
  • VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag).

2. Gerichte vrijstellingen:

De vrijstelling geldt alleen als je de vergoeding of verstrekking vooraf hebt aangewezen. Zonder aanwijzing geldt geen vrijstelling. Voor aanwijzen geldt een vrije bewijsleer. Je moet aannemelijk maken dat je het hebt aangewezen.    

Je mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, zolang je maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. Je moet ook altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.  

Let op: overschrijding van deze posten vallen in het forfait van 1,2%, of worden bij de werknemer als belastbaar loon gezien. Vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen kunnen alleen verstrekt worden indien vooraf een (steekproefsgewijs) onderzoek naar de hoogte van de kosten is gehouden. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

  • Reiskostenvergoeding (tot € 0,19 per km);
  • Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer;
  • Verblijfskosten door tijdelijke werkzaamheden elders;
  • Zakelijk eten met een klant;
  • Inschrijving beroepsregister (indien registratie wettelijk vereist is of opgelegd door de beroepsgroep);
  • Kosten van cursussen, congressen e.d.;
  • Maaltijden als gevolg van overwerk/koopavonden/dienstreizen;
  • Maaltijden in kantines; hiervoor gelden vaste bedragen. De waarde van een maaltijd in een bedrijfskantine is € 3,25 (2016), ongeacht of het een ontbijt, lunch of warme maaltijd is. Het meerdere is vrijgesteld. € 3,25 is ook van toepassing als de kosten van de maaltijd minder zijn geweest dan € 3,25 per maaltijd. De waarde (€ 3,25) moet worden bijgeteld als loon in natura, netto ingehouden of ondergebracht in de vrije ruime (of een combinatie daarvan);
  • Producten van het eigen bedrijf (maximum korting 20% van de waarde in de winkel, met een maximum van € 500,- per kalenderjaar);
  • Studiekosten;
  • Vakliteratuur;
  • Mobiele telefoons: de werkgever kan een telefoon, computer, i-pad en gereedschap onbelast aan een werknemer verstrekken mits ze daadwerkelijk bij het werk worden gebruikt. De werkgever bepaalt aan welke eisen de voorziening moet voldoen en deze verstrekking mag niet worden uitgeruild in het cafetariamodel. Deze eisen worden het “noodzakelijkheidscriterium” genoemd. De werknemer geeft de voorziening terug of betaalt de restwaarde als hij de voorziening niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking;
  • Gereedschappen, computers (notebooks en laptops), mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Ook hier geldt dat werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde betaalt als hij de voorziening niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking. Deze vergoedingen of verstrekkingen mogen niet worden gebruikt in een cafetariasysteem. Je mag wel een budget vaststellen waarmee de werknemer bijvoorbeeld een telefoon mag kopen. Als de werknemer dan een duurdere telefoon wil mag dat. In dat geval moet de werknemer een eigen bijdrage betalen uit zijn netto loon.  

3. Nihil waarderingen:

Dit is een categorie verstrekkingen die binnen de vrije ruimte (forfait) vallen, maar hierbij op nihil of een laag bedrag worden gewaardeerd. Het gaat dan om aan de werkplek gerelateerde voorzieningen, die toch geheel of gedeeltelijk onbelast kunnen worden gegeven.

  • Arbo-voorzieningen;
  • Het gebruik van een fitnessruimte op de werkplek;
  • Consumpties genoten op de werkplek die geen deel uitmaken van de maaltijd;
  • Inrichting van de werkplek (niet de werkplek in de eigen woning); 
  • Het rentevoordeel van een personeelslening waarmee de werknemer een fiets koopt;
  • Uniformen of werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen of die op de werkplek achterblijven. Kleding die ook buiten werktijd gedragen kan worden (met of zonder logo) wordt niet op nihil gesteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor sportkleding.

4. Overige posten:

  • Vergoedingen van geldboetes e.d.: deze zijn altijd volledig belast;
  • Pensioenpremie werkgever: blijft onbelast;
  • Het rentevoordeel personeelsleningen voor de eigen woning is volledig belast;
  • intermediaire kosten: dit zijn vergoedingen voor bedragen die de werknemer meestal in opdracht van de werkgever voorschiet;
  • Jubileumuitkeringen bij een 25 of 40 jarig dienstverband, het blijft mogelijk om een maandsalaris onbelast te geven;
  • Eenmalige uitkeringen bij overlijden blijven onbelast;
  • Kleine geschenken die buiten de werkgever - werknemer relatie vallen. Denk hierbij aan een fruitmand voor een zieke werknemer. Het moet een attentie zijn in een situatie waarin ook anderen zo'n attentie zouden geven. Het mag geen geld of waardebon zijn. De factuurwaarde is maximaal € 25,- (inclusief omzetbelasting). 

Bovenstaande is niet uitputtend, denkbaar is dat de werkgever arbeidsvoorwaarden kent die hierboven niet zijn genoemd. Meestal is er dan sprake van belastbaar loon. Als er vrije ruimte over is, kun je het daarin onderbrengen.

Belangrijk is dat er voor de vulling van de vrije ruimte geen zakelijkheidstoets geldt. Wel bestaat er onder de werkkostenregeling een gebruikelijkheidstoets. Hoofdregel is dat de werkgever niet meer dan 30% mag afwijken van datgene wat binnen de branche /bedrijfstak gebruikelijk is. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar in ieder geval als gebruikelijk. Dit betekent in de praktijk dat de werkgever een bonus tot € 2.400 per werknemer per jaar onder mag brengen in de vrije ruimte.

Meer informatie is ook te vinden via de volgende site: https://www.werkkostenregeling-wkr.nl/ en voor vragen kan je uiteraard ook contact met ons opnemen via groningen@oamkb.nl en 06-37164546.