Zakelijk dagboek: ga je mee op werkvakantie?

"Jolanda, serieus, ben je wel aan het werk?"
"Hoe kan je verdedigen dat dit zakelijk is?"
"Jolanda, ben je nou alweer weg?"
 
Dit zijn vragen en opmerkingen die ik vaker krijg. Ik moet er vaak wel om lachen. Ik realiseer me dat ik het vrij goed voor elkaar heb nu ik voor 2019 mijn weken naar het buitenland al aan het plannen ben:
- in februari/maart naar Thailand voor een werkvakantie, of zoals het nu hip heet, een workation;
- in juli met het personeel naar Frankrijk voor een workation;
- in augustus/september met mijn partner op vakantie naar Griekenland;
- in september/ oktober wil ik misschien nog een workation plannen en;
- in november de jaarlijkse teambuilding trip met OAMKB naar Spanje.
Vind je het overdreven? Ik niet.
 
Waarom niet? Omdat ik tijdens de workations eigenlijk nog harder werk dan in Nederland. Plus ik krijg er enorm veel inspiratie door wat ten goede komt aan mijn bedrijf. Ik zal beiden verder toelichten. Vroeger werkte ik vanuit een werkgever voor een modewinkel die in Groningen meerdere winkels had. De eigenaar ging als ik het me goed herinner twee keer per jaar naar het buitenland om kleding te bekijken. Hij nam het mee terug en liet het voor 80% namaken wat de norm van imitatie toen was. Inspiratie nam hij mee terug in de fysieke vorm van kleding. Voor mij is het zoiets soortgelijks maar dan niet inspiratie in fysieke vorm. Ik geniet ervan om in een andere omgeving te zijn en andere culturen te ontmoeten. Het maakt mij als mens gelukkig. En als ik gelukkig ben kan ik mijn werk ook ontzettend goed doen. 
 
En laat het nou zo zijn dat ik mijn werk overal ter wereld kan uitvoeren. Als er maar internet is. Op mijn trip naar Rio in 2018 heb ik ontzettend veel gewerkt.  Elke dag begon de dag voor mij op lokale tijd 05:00 (Nederland 10:00). Dit om rustig te beginnen en om niet met een mailexplosie wakker te worden. Elke dag heb ik de zonsopgang kunnen bewonderen. Mijn appartement zat op 10 hoog midden aan de Copacabana, het meest fantastische uitzicht dat ik had kunnen wensen. Om 08:00 lokale tijd had ik die week meerdere Skypegesprekken met klanten uit Nederland. Ook zelfs een aantal nieuwe klanten die ik via Skype heb opgestart met ons online boekhoudpakket Yuki. Die week hielden 2 projecten me ook veel bezig: een overname en een splitsing van aandeelhouders. We hebben veel gebeld en geskyped.
 
Omdat ik in Rio geen zin had om alleen te eten had ik wat basis dingen voor pasta's meegenomen en kookte ik voor meerdere dagen. Voorafgaand aan het eten maakte ik vaak wel even een wandeling van een uur. Voor het weekend had ik excursies geboekt en alles van Rio bewonderd. Verder dan dat, heb ik gewerkt tot ik ging slapen. Oke, ik heb ook nog een keer in een bar naar een Braziliaanse voetbalwedstrijd gekeken toen het WK er was. Maar als je dan gaat uitrekenen hoeveel ik heb gewerkt is dat aanzienlijk meer dan in Nederland. Daar kook ik elke dag, laat ik de honden meerdere keren per dag uit, ben ik met de auto aan het reizen van kantoor naar huis of klanten, heb ik privé afspraken in het weekend en ‘s avonds en maak ik tijd voor mijn partner en om te gaan sporten. 
 
Ik zeg ook wel vaak dat deze workations een manier zijn om werk dat eventueel is blijven liggen mooi weg te werken. Er is geen escape van afleidingen of afspraken buiten de deur. Het was wel opvallend tijdens deze reis hoeveel Skype gesprekken ik had waardoor ik toch wel een beetje het gevoel kreeg dat ik veel afleiding had vergelijkbaar met afspraken buiten de deur. Ik heb ontzettend genoten van die week, met het fantastische uitzicht en de excursies in het weekend. En wat heb ik een werk verzet die week.
 
Op de vraag "Hoe toon je de zakelijkheid aan?" heb ik een makkelijk antwoord klaar: kijk maar eens naar mijn uitgaande mails die week en mijn agenda met afspraken. Nu ga je misschien denken, dat krijg ik niet voor elkaar. Het hoeft ook niet perse op deze manier. Als je er goed over nadenkt kan je vast op een andere manier voor jou de zakelijkheid van je reis vastleggen: 
-als je een boek schrijft: mail dan elke dag het werk naar jezelf zodat je voortgang kan laten zien;
-ben je bezig met een online programma: maak verslag van de voortgang, maak printscreens;
-heb je overleggen: notuleer ze en mail ze rond naar de aanwezigen.
 
Mocht je er niet zeker van zijn wil ik altijd met je brainstormen om te kijken hoe we het voor jou goed vast kunnen leggen. Overigens, normaal ga ik ook graag op reis met mijn reismaatje die ook onderneemster is. Zodoende heb ik nog iemand om te klankboorden wat ook vaak nieuwe ideeën oplevert. As je met meerdere mensen op workation gaat kan je de zakelijkheid ook makkelijker aantonen. Ik declareer overigens mijn eten en drinken niet als zakelijke kosten. Dat is voor mijzelf een grens omdat ik in Nederland ook zou eten en drinken. Zakelijke etentjes kunnen wel maar ik vind niet als ik daar in een restaurant ga eten dat het zakelijk is.
 
Komend jaar ga ik met personeel naar Frankrijk om hun ook een workation te laten ervaren, zij betalen dan zelf ook het eten en drinken. De villa, workshops en de reiskosten neem ik voor mijn rekening.
 
Terugkomend op de vraag waarom ik op werkreis ga heeft het een aantal redenen:
-ik krijg er veel inspiratie van;
-het is een manier om me af te sluiten en werk af te maken;
-ik kan me nog niet goed losweken van de werkvloer dus dit is een prachtige combi:
-en ja, het is fiscaal aftrekbaar waardoor ik het doe omdat het kan :) 
 
Ik kan het iedereen aanbevelen. Mochten er lezers zijn die het graag eens willen ervaren sta ik ervoor open om een workation te organiseren om het je te laten meemaken. Laat het me dan weten! Het budget is heel flexibel en afhankelijk van waar je naartoe gaat. Om je een idee te geven: mijn appartement in Rio kostte voor 8 dagen € 370 en mijn ticket was € 799. Door 4 uur vertraging kwam daar nog € 300 van terug. Als je in Europa blijft zullen de vliegkosten doorgaans lager zijn. 
 
If you want it, go for it!